Difundir informações, alinhar futuras metas e incluir os novos funcionários foram os objetivos do encontro
Oficina realizada pela Subsecretária de Convênios com Municípios e Entidades não Governamentais – órgão vinculado a Secretaria de Governo e Relações Institucionais (SGRI) – na capital paulista, em 22 e 23 de março, contou com a participação de servidores de todas as regiões do estado. Também participaram colaboradores da Companhia de Desenvolvimento Habitacional e Urbano do Estado de São Paulo (CDHU) e Fundação Carlos Alberto Vanzolini (FCAV). A finalidade do evento foi integrar os novos servidores, realizar troca de experiências e difundir informações entre os setores do órgão. Mais de 150 servidores participaram do workshop – o maior público das últimas edições.
No primeiro dia do evento, 22 de março, foram discutidas metas futuras e melhorias efetivadas pelos representantes dos principais setores da Subsecretaria divulgando o portfólio detalhado das áreas. Cada apresentação expôs suas realizações e evoluções, abrindo margem para todos os presentes pontuarem os tópicos mais relevantes.
Para o Subsecretário de Convênios, Ronaldo Camargo, as interações entre os servidores e a presença dos diretores regionais fortalecem o vínculo com a matriz do órgão. Assim, o trabalho de todos é valorizado e ajuda na produtividade diária. “É muito bom para nós esse contato fora do ambiente de trabalho, onde nos encontramos em um local diferente e podemos aprender uns com os outros expondo nossas ideias, duvidas e opiniões”, comentou o anfitrião do workshop.
Apresentações
Os palestrantes explanaram detalhes da operacionalização de cada setor para o funcionamento harmônico da pasta. Em formato de seminários, as apresentações abrangeram as áreas de: Recursos Humanos (RH), tecnologia, convênios, financeiro e engenharia.
No setor de RH, Álvaro Domingues ressaltou a importância da reestruturação que está sendo realizada em toda a SGRI destacando o novo formato da Subsecretaria de Convênios. “Realizamos uma reestruturação no quadro de funcionários onde reduzimos custos e por incrível que pareça, aumentamos a nossa produtividade”, afirmou o chefe do Departamento de Pessoal da Subsecretaria sobre a produtividade alcançada após as mudanças realizadas pela divisão.
A Central de Suporte aos Municípios, que utiliza recursos de Inteligência Artificial (IA) e atendimento humano ativo, foi o destaque entre as inovações de tecnologia. “Esse canal de atendimento, com esse sistema tecnológico, nos dará apoio no horário comercial, atendendo todos os munícipios do estado”, enfatizou Nilson Carneiro, chefe da Central de Suporte, sobre a inovação que dará auxílio às cidades que apresentam dúvidas sobre o Sistema Demandas de Convênios.
Os Convênios com municípios foram debatidos em varias apresentações e abordaram a desburocratização, redução de tempo, manuais de formalização e inovações em algumas etapas. Os avanços dos processos de entrega das obras públicas evidenciam a eficiência na evolução do Sistema Demanda de Convênios. “Com diminuição do fluxo das demandas, dada pela agilidade dos processos, reduzimos o tempo de atendimento de cada obra”, disse Valéria Alonso, Coordenadora de Formalização de Convênios, sobre o resultado positivo das mudanças feitas.
A prestação de contas e os investimentos feitos por parte da Subsecretaria foram discutidos por responsáveis do setor financeiro do órgão. A administração desses recursos é de extrema importância para a continuidade do trabalho. “Hoje temos a responsabilidade de administrar R$ 11 bilhões a fundo perdido direcionados a todos os munícipios do estado”, afirmou Joaldir Machado, Diretor de Planejamento e Informações.
A implementação de tecnologias nas vistorias de engenharia foi o principal assunto abordado pelo setor. Com vistorias online, os engenheiros têm atendido mais cidades que possuem obras em andamento. “As tecnologias chegaram para ficar. Com as vistorias feitas de forma online o tempo gasto em visitas é extinto e consequentemente atendemos mais demandas”, ressaltou Angélica Pereira, diretora de Engenharia, sobre a eficiência das vistorias feitas de forma remota.
Dinâmica em grupo
Para os participantes interagirem, houve uma dinâmica em grupo com a intenção de indicar os pontos que são mais valorizados e aprimorar a área de convênios e a Central de Suporte aos Municípios (CSM). Após a primeira etapa, houve um debate entre os grupos e todas as informações coletadas foram armazenadas e estruturadas.
Os principais objetivos do primeiro dia de workshop foram alcançados. O conhecimento compartilhado e as experiências adquiridas pelos participantes contribuem para integrar os novos funcionários e manter um bom fluxo no trabalho diário. “O evento foi bem redondo, não houve dúvidas e entendemos melhor da parte técnica e dos projetos futuros feitos por cada setor”, conta Sandra Santos, uma das operadoras que está sendo treinada para atuar na Central de Suporte. “A troca de experiências foi essencial, ainda mais para nós que estamos chegando. Principalmente ter esse contato com os diretores regionais que iremos auxiliar”, complementou.
Agradeço a oportunidade em ter participado, esse encontro resumiu o intenso trabalho que a subsecretaria de convênios vem realizando, e agora inserindo o projeto da central de suporte aos municípios para atender e orientar com precisão no andamento dos convênios.